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¿Cómo pasar mis antiguas historias clínicas a Serapis?

Una pregunta que nos hacen constantemente nuestros usuarios es ¿Cómo pasar mis historias clínicas existentes de un software a otro? 

La historia clínica, electrónica o física,   es un documento legal, científico, estadístico y privado. En Colombia, el manejo de la información ya bien sea física o digital está reglamentado por el Archivo General de la Nación.

 Consulte la circular completa en el siguiente enlace:

http://digitozero.com/docs/Circular_002_de_1997_Archivo_General_de_la_Nacion.pdf

Algunos apartes importantes de la misma especifican la razón por la cual se debe conservar la originalidad de la historia clínica, una vez emitida, por un periodo de veinte (20) años:

“d) Los documentos emitidos o reproducidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad, inalterabilidad, perpetuidad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.

e) Los documentos originales que posean valores de carácter histórico, según lo registre la correspondiente tabla de retención, no podrán ser destruidos aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio técnico electrónico, óptico, informático o telemático.”

 

Razones para no migrar datos manualmente de las historias clínicas existentes  de un software a otro: 

  • No está permitido por la Ley.
  • En caso de poderse hacer, se debe conocer la estructura de la base de datos actual y encontrar las equivalencias en la base de datos nueva de los campos de captura en cuanto a su existencia, distribución y formato, además, se debe tener en cuenta:
    • Compatibilidad de sistema operativo
    • Tipo de administrador de base de datos (si el software actual cumple con la ley las bases de datos, estas deben estar protegidas, evitando su acceso)
  • Conociendo esto el usuario entenderá que el proceso implicaría horas de ingeniería, generando un costo adicional.
  • Si se desea transcribir de forma manual la información, se enfrentan tres dificultades: 1) Esto se considera manipulación, 2) Alto riesgo de error en la digitación, 3) debe hacerlo el profesional que originalmente registró la historia clínica para avalar su contenido.

Un procedimiento que está permitido y que  es muy sencillo de realizar en Serapis EHR, es ingresar copias de consulta de sus anteriores historias clínicas digitales. El banco de imágenes  permite leer dos tipos de archivos según el origen de la historia que se quiere migrar.

 

1. Archivos de tipo imagen, obtenidos por escaneo:

Si el origen de la historia clínica es físico, en papel o similares, se escanean estos documentos para generarlos como imágenes que se adjuntaran y podrán consultar desde el módulo de imágenes de Serapis.

Como consultar una copia de historia clínica antigua 

2. Archivos no modificables, impresión desde su software anterior.

Si el origen de la historia clínica es digital, se genera una impresión desde el software anterior por medio de una impresora virtual que crea  un archivo de formato PDF,  el cual  se podrá consultar desde la opción diseñada para este fin en Serapis.

Historia clinica en formato PDF

 

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